비즈니스용 영문 이메일 작성법(Business English E-mail Writing)

 

 

매우 간단하고 기본적인

비즈니스용 영어 이메일 작성법을 알아보겠습니다.

 

Douglas binns 교수님 강의에서 배웠던 건데요

복습할 겸 한번 정리해 보았습니다.

 

저는 업무하면서 외국인과 이메일을 

주고 받을 일은 거의 없지만,

그래도 알아두면 필요할 때 써먹을 수 있겠죠?

 

단순한 펜팔이나 안부를 묻는 의사 소통 정도라면

형식에 크게 구애받지는 않겠지만,

업무에 있어서는 공식적이고 격식을 갖춘 이메일이 

상대에게 신뢰감을 줄 수 있습니다.

 

작성법은 아래 5단계로 이루어져있고,

아래 순서대로만 작성하면 정말 간단하답니다.

 

1. Greetings (첫 인사)

2. Introduce myself (자기 소개)

3. Purpose (목적)

4.  Additional words (덧붙임)

5. Sign off (끝맺음)

 

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1. Greetings (첫 인사)

Dear + Title(직함) + Last name(성) + colon(:) or comma(,)

 

'Dear' 

'친애하는 ~님께' 정도의 의미

To~ (~에게) 는 업무용으로는 쓰지 않는 듯 합니다.

 

'Title'

Mr.(남성), Ms.(여성) Dr.(박사님), Prof.(교수님) 등

'상대의 직함'을 써주면 됩니다.

이 때 Title은 하나만 써야합니다.

 

'Colon(:) or Comma(,)'

한글에선 안 쓰이는데,

영어식 이메일에선 당연스럽게 쓴다고 하네요.

colon이 조금 더 formal한 느낌이라고 합니다.

주의할 점은 : 나 , 앞에 공백을 두지 않는 것 입니다.

 

 

James bond 에게 편지를 쓴다면

Ex) Dear Mr. Bond:

 

Bruce wayne 교수님게 편지를 쓴다면

Ex) Dear Prof. Wayne:

 

 

만약 상대와 내가 잘 아는 사이일 경우에는

Title을 생략할 수 있습니다.

 

Dear + First name(이름) + colon(:) or comma(,)

 

Ex) Dear James:

Ex) Dear Bruce,

 

 

흔히 하는 실수들의 예시

Title 을 여러개 나열하는 경우

Ex) Dear Mr. Dr. Gordon:  (X)

First name + Last name 을 다 쓰는 경우 (조금 이상한 느낌)

Ex) Dear Mr. Homer simpson,  (X)

 

이름의 스펠링을 틀리는 경우

Ex) Dear Ms. Simson:  (X)

colon이나 comma를 띄어쓰는 경우
Ex) Dear Dr. James : (X)

 

2. Introduce myself (자기 소개)

(서로 아는 경우)      This is ~~ 
(서로 모르는 경우)  My name is ~~

 

Ex1) This is Sarah kerrigan. We met in Aiur before.

Ex2) My name is Arthur fleck. I am a famous comedian in Gotham.



3. Purpose (목적)

I am writing to ~

이메일의 목적을 상대가 10초 안에 알 수 있도록 명확히 밝혀야 합니다.
Ex)

I am writing to ask for your help.

I am writing to answer your questions.

I am writing to order some products.

 

날씨에 대한 이야기나 상대의 안부 등

목적과 상관없는 내용은

생략하거나 뒷부분에 넣는게 좋습니다.

 

 

4.  Additional words (부가 내용)

1) A request for action (어떤 행동을 요청)

Ex) Would you please send us a fax?

Ex) Would you please reply to the e-mail?

Ex) Can you send me some samples? 

2) Some friendly words (안부, 소감, 날씨 등)

Ex) It was good to meet you in Beijing.

Ex) I am looking forward to see you in next meeting.

Ex) I hope the weather in Paris is good.

3) A deadline (마감일 알림, 기한 통보)

Ex) Would it be possible for you to answer our request by the end of this week?

Ex) I wish I could get a sample by next Wednesday

 

5. Sign off (끝맺음)

Sincerely ~

Best regards ~

Best wishes ~

Ex) Sincerely, Jang Geo-han  /  Best regards, Kim Kap-hwan

상대가 나를 잘 모른다면, 특히 외국인이라 한국이름에 익숙치 않다면

성별이 헷갈리지 않게 끝에 Mr 나 Ms를 붙여줍니다.
Ex) Sincerely, Lee Jin-joo (Ms) / Best wishes, Choi Bun-gae (Mr)

 

이름에 하이픈(-)을 붙이면

한국식 성과 이름에 익숙치 않은 외국인 입장에서 

성과 이름을 구분하기 쉬워집니다.

 

단, 성과 이름 사이에 쉼표를 쓰는 것은 어색하게 느껴질 수 있으므로 

추천하지 않는다고 합니다. Ex) Park, Do-hoon

성을 대문자로 다 써서 구분하는 것은 괜찮습니다. Ex) JUNG Yu-mi

Sign off 는 일반 편지처럼 오른쪽 정렬하지 않고,

왼쪽 정렬처럼 왼쪽에 붙여서 써야합니다.

 

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여기까지 비즈니스용 영문 이메일 작성법 5단계을 살펴보았습니다.

그럼 이제 위의 내용들을 종합하여

이메일의 예시를 한번 만들어보겠습니다.

 

 

 

 

이 정도가 되겠네요 ㅋ.ㅋ

여러분도 한번씩 작성해보세요~

생각보다 어렵지 않습니다.

문장이 만들기 어렵다면 번역기를 사용해도 된답니다.

 

전화나 대화와는 다르게 이메일은 

여러번 확인하고 고쳐쓸 수 있는게 장점이니까요~